Mitarbeiter-Auskunft

Mitarbeiter-Auskunft

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-DSGVO in Kraft (s. BLOG Februar 2018). Dies gibt auch den Mitarbeitern eines Unternehmens mehr Rechte. Ein wesentliches hierbei ist die Nachfrage bzw. das Auskunftsbegehren nach allen Daten, die vom Arbeitgeber elektronisch vorgehatlten werden.

Der Arbeitgeber hat für die Beantwortung vier Wochen Zeit. Soweit so gut.

Aber was für Möglichkeiten der Darstellung der Daten gibt es denn eigentlich im SAP-HR? Oder noch viel allgemeiner, welche Daten sind denn eigentlich überhaupt im System vorhanden.

Hier muss man nach mehreren Kategorien unterscheiden:

–          Stammdaten

–          Ergebnisdaten von Verarbeitungen

–          Daten aus elektronischen Meldungen zu Dritten

–          Protokollierungsdaten

–          Sonstige Datenbestände

Als erstes sollte man sich, was ja auch Anforderung des Datenschutzgesetzes ist, hier einen Überblick über alle Daten im Einzelnen (Infotypen, Tabellen, Verfahren, etc.) verschaffen. Dann weiß man schon mal, worum es geht.

Heute wollen wir allerdings näher nur auf den Punkt 1) Stammdatren eingehen, denn da kann es schon eine große Vielfalt an Daten geben. X-verschiedene Infotypen mit x-verschiedenen Zeiträumen, wie kann ich das sinnvoll darstellen.

Hier hilft SAP mit einem durchaus geeigneten Tool, der sogenannten Mitarbeiter-Auskunft. Der Report gibt Auskunft über die im System gespeicherten mitarbeiterbezogenen Stammdaten zu einem bestimmten Mitarbeiter. Das Ergebnis kann am Bildschirm über eine geeignete Baumstruktur durchgesehen werden oder man druckt den gesamten Bestand an Daten einfach aus und übergibt Sie dem Mitarbeiter.

Der Report hat zusätzlich einen Protokollierungsfunktion, dass heißt, es wird festgehalten, wann für welchen Mitarbeiter eine solche Auswertung gefertigt wurde.

Mit diesem Report kann man tatsächlich alle Stammdaten des Mitarbeiters aus dem System herausbringen und dies vor allem auch für alle Zeiten rückwärts, die man im System  vorhält. Es sind aber, wie schon gesagt, nur die Stammdaten aller benutzten Infotypen, aber das ist ja schon etwas.

Der Report stellt also eine ganz gute Mögklichkeit dar, um kommenden Auskunftsbegehren nachkommen zu können. Unabhängig davon stellt er auch für die Fachabteilung eine interessante Möglichkeit dar, sich einen Überblick über alle im System zu einem Mitarbeiter vorhandenen Daten zu verschaffen.

Für eine komplette Auskunft reicht das (siehe die obigen weiteren Punkte) allerdings nicht aus. Dazu müssen noch weitere Möglichkeiten geschaffen werden.

Aber die Mitarbeiter-Auskunft im SAP-HR zu aktivieren ist schon mal ein erster sinnvoller Schritt.

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