Yearly Archives - 2016

ELStAM-Checktool

Alle Vorgänge bei ELStAM nachzuhalten und vor allem zu verfolgen ist nicht immer ganz einfach. Da es aber Pflicht ist, die Mitarbeiter über ELStAM anzumelden, muss sich jeder Personal-Sachbearbeiter mit dieser Problematik beschäftigen. SAP hat hierzu jetzt eine sinnvolle Hilfe herausgebracht.

Der Report ELStAM-Checktool zur Prüfung der Meldedaten (RPUE2ED0) dient zur Prüfung der Meldedaten im ELStAM-Verfahren (ELStAM – Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale). Der Report ist auch im Menü eingebunden. Der Report prüft, ob der Status des Mitarbeiters (Stammdaten) und die zugehörigen ELStAM-Meldungen auf einen Fehler im Meldeprozess hindeuten. Festgestellte Fehler werden vom Report aufgelistet.

Den Zeitraum für die Prüfung wird über die Selektionsfelder Beginn Prüfzeitraum und Ende Prüfzeitraum individuell festgelegt. Durch die Abgrenzung der Infotyp-Datensätze Maßnahmen (0000), Organisatorische Zuordnung (0001) und Steuerdaten D (0012) werden innerhalb des Prüfzeitraums Prüfintervalle gebildet. Abhängig von der durchgeführten Prüfung wird diese im Prüfzeitraum oder in jedem Prüfintervall einmal durchgeführt. Dazu wird ein Stichtag der Prüfung definiert. Weitere Details sind in der Beschreibung der jeweiligen Prüfung aufgeführt.

Die erkannten Fehler können auch in die Aufgabenliste ELStAM übernommen werden, um sie dort anzeigen und bearbeiten zu können.

Allerdings löst auch das Checktool nicht die Komplexität manches Vorganges in ELStAM auf. Hier gilt es die richtigen Tools und Vorgehensweisen zu klären bzw. zu wissen. Auch nach mehreren Jahren mit ELStAM bringt der von ALLPECON angebotene Workshop dazu mit Sicherheit gute Wissenergänzungen.

Pfändung – Umstellung auf Nettomethode

Das Bundesarbeitsgericht hat nun erstmals in einem Grundsatzurteil zu dieser Problematik entschieden, dass bei der Berechnung des pfändbaren Einkommens gemäß § 850e Nr. 1 Satz 1 ZPO die so genannte Nettomethode anzuwenden ist (BAG-Urteil vom 17.4.2013 – 10 AZR 59/12).

Für die Nettomethode in der Pfändung sind die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln, die auf das nach Abzug der unpfändbaren Bezüge verbleibende Bruttoeinkommen abzuführen wären.

Die Berechnung der auf das pfändbare Einkommen anfallenden Steuern und SV-Beiträge erfolgte im SAP-System bisher über eine Verhältnisrechnung: Für laufende und Einmalzahlungen wird separat der Anteil der pfandfreien Entgeltbestandteile und der Anteil der mit bzw. ohne Pfändungsschutz pfändbaren Entgeltbestandteile bestimmt. Die Abzüge für laufende und Einmalzahlungen werden entsprechend dieser Anteile aufgeteilt und bei den jeweiligen Bruttobezügen zum Abzug gebracht.
Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 17.4.2013  (Az.: 10 AZR 59/12) hat der Drittschuldner bei Anwendung der Nettomethode jedoch neben der Berechnung der auf das Gesamtbruttoeinkommen abzuführenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zusätzlich die Abgaben zu ermitteln, die auf das nach Abzug der unpfändbaren Bezüge verbleibende Bruttoeinkommen abzuführen wären. Im Urteil wird ausdrücklich eine dazu erforderliche fiktive Nebenrechnung erwähnt.
Um diese Anforderung abzudecken, sind in der Abrechnung im SAP-System neue Fiktivabrechnungen (Fiktivläufe) erforderlich.

Bei Anwendung der Nettomethode hat der Arbeitgeber als Drittschuldner neben der Ermittlung der auf das Gesamtbruttoentgelt abzuführenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge auch die Steuer- und Sozialversicherungsbeträge zu berechnen, die auf das nach Abzug der unpfändbaren Bezüge verbleibende Bruttoentgelt abzuführen wären.

Der so ermittelte pfändbare Betrag ist als „weiterer Abzug“ vom tatsächlichen Nettoentgelt abzuziehen und an den Gläubiger zu überweisen.

Nach unseren Recherchen ist die gegenwärtige Auffassung folgende: Nach diesem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts müssen Sie als Arbeitgeber und Drittschuldner nunmehr mit einer berechtigten Schadensersatzforderung des Gläubigers rechnen, wenn Sie – wie bisher üblich – weiterhin die Bruttomethode zugrunde legen.

Bitte prüfen Sie von Ihrer Seite aus, ob Sie den obigen Ausführungen folgen und ob somit im Rahmen der Pfändungsermittlung auf die Nettomethode umgestiegen werden muss. Bisher ist meist noch die Bruttomethode in den Anwendungssystemen aktiv.

VAV – Abfrage der Versicherungsnummer

Mit Einführung des Meldeverfahrens zur Abfrage der Versicherungsnummer (VAV) können Arbeitgeber und Zahlstellen bei der Datenstelle der Rentenversicherung für Arbeitnehmer und Versorgungsbezieher Versicherungsnummern maschinell abfragen.

Für die technische Kommunikation wird ein neuer Datensatz „Versicherungsnummernabfrage“ verwendet. Neben den technischen Angaben zur Steuerung und Identifikation muss der Arbeitgeber/die Zahlstelle Angaben zum Geburtsdatum, Namen und zur Anschrift sowie optional zum Geburtsort des Arbeitnehmers/des Versorgungsbeziehers machen. Zur Übermittlung der persönlichen Daten werden die bestehenden Datenbausteine (für den Namen, für die Geburtsangaben und für die Anschrift) benutzt.

Als Reaktion auf die Abfrage erhalten Arbeitgeber und Zahlstellen unverzüglich mit dem Rückgabe-Datensatz die ermittelte Versicherungsnummer oder die Angabe, dass eine Versicherungsnummer nicht ermittelt werden konnte. Falls die übersandten Angaben zu keinem eindeutigen Ergebnis führen, wird das von der Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt. Dadurch können Arbeitgeber und Zahlstellen ihre Angaben überprüfen bzw. den Geburtsort ermitteln und eine erneute Anfrage starten. Konnte keine Versicherungsnummer zurück gemeldet werden, ist diese über die „normale“ Anmeldung bei der Krankenkasse zu beantragen.

Eine Stornierungsmöglichkeit ist zurzeit nicht vorgesehen. Die Meldungen werden nach dem Testamentsprinzip bearbeitet, das heißt, wenn für einen Arbeitnehmer / Versorgungsbezieher mehrere Meldungen abgegeben werden, gilt die zuletzt gesendete Meldung.

VAV ist eine gute Möglichkeit, die Verarbeitungsprozesse zu entschlacken und zu beschleunigen.

BEA – neues elektronisches Bescheinigungsverfahren

Mit dem Support-Package vom Mai 2016 wurden die Funktionalitäten des BEA-Verfahrens freigegeben. Sie können drei unterschiedliche Arten von Meldungen für das BEA-Verfahren (Bescheinigungen Elektronisch Annehmen) für die Bundesagentur für Arbeit erstellen:

  • Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
  • Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III)
  • Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III)

Die Bundesagentur für Arbeit möchte Arbeitgebern ermöglichen, die Daten der bisher in Papierform (Bescheinigungswesen PM20) auszustellenden Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigung (§§ 312 und 313 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch – SGB III) künftig auch auf elektronischem Wege an die Bundesagentur für Arbeit (BA) zu übermitteln. Darüber hinaus kann auch eine Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III) elektronisch übermittelt werden.

Das Verfahren ist in SAP genauso aufgebaut wie die bisherigen elektronischen Verfahren, mit Versand über den B2A-Manager und den üblichen Aus- und Eingangsreports. Gewisse Grundeinrichtungen vorausgesetzt kann das Verfahren relativ schnell genutzt werden.

Hinweis: Die Nutzung des elektronischen Meldeweges ist für Arbeitgeber freiwillig. Der Arbeitnehmer kann der elektronischen Übermittlung der Bescheinigung widersprechen. Für diese Mitarbeiter gibt es eine im BEA-Verfahren integrierte Drucken-Funktionalität.

SEPA – neues Datenformat im November 2016

Bzgl. SEPA gibt es neue Entwicklungen noch in diesem Jahr 2016.

Grundlage hierfür sind die entsprechende aktuellen DFÜ-Abkommen.

Für die SAP-HR-Zahlungen ist zu prüfen, welche pain-Version aktuell im Einsatz ist.
Die erste Version pain 001.002.03 datiert aus 2010. Als neuere Version gibt es die Version pain 001.003.03 vom November 2013 und jetzt noch die neu herauskommende Version pain 001.001.03 vom November 2016.

Da die Banken in der Regel nur dafür garantieren, dass die aktuelle Version und die davor liegende sicher unterstützt werden, zeichnet sich zum November 2016 ggf. ein Handlungsbedarf ab.

Zu entscheiden wäre, ob man gleich auf das neueste Format (am Anfang gibt es ja meistens Anlaufschwierigkeiten) gehen soll oder zumindest erst mal auf die Version pain 001.003.03, die ja schon in der Praxis erprobt ist.

SAP hält sich hier bisher noch bedeckt. Es sollte in jedem Fall mit der (den) Bank(en) geklärt werden, wie diese sich zu der neuen (ab wann wird diese angenommen) bzw. auch den alten Versionen (welche werden wie lange noch angenommen) verhalten wird.

Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.

10 Jahre ALLPECON – Eine Idee hat sich bewährt

Am 1. August 2006 wurde die ALLPECON gegründet, am 1. August 2016 ist das 10-jährige Bestehen erreicht.

Die Idee der Spezialisierung auf Service und Support im SAP-HR-Umfeld und der guten persönlichen Erreichbarkeit auf Basis des großen Erfahrungshintergrundes der Gründer Gabriele und Helmut Trost waren die Antriebsfedern zu dieser Gründung.

10 Jahre danach lässt sich zweifelsfrei feststellen, dass sich die Idee mehr als bewährt hat. Die Grundsätze nach denen die ALLPECON arbeitet sind im SAP-HR-Markt gefragt und werden von den Kunden sehr geschätzt. Zudem hat sich das Wissen der ALLPECON durch diese Arbeitsweise mehr als vervielfacht, so dass über die Poolbetreuung der ALLPECON allen Kunden ein weiter wachsender Mehrwert zur Verfügung gestellt werden kann.

ALLPECON wird auch weiter seinen Grundsätzen treu bleiben und seine Art und Weise der Betreuung fortsetzen.
Ein guter Grund, wie wir meinen, dieses auch hier mal zu betonen und weiterzutragen.

Laufender Anwendungscheck wird immer wichtiger:

Die Komplexität des SAP-HR und der Zuwachs an elektronischen Verfahren hat ganz neue Gefahren in das SAP-HR gebracht.

Es ist für den Mitarbeiter immer schwerer alle Veränderungen im System zu verfolgen, nachzuvollziehen und vor allem nachzubearbeiten.

Dies hat ALLPECON dazu veranlasst ein Anwendungspaket für einen laufenden Anwendungscheck zu schnüren, um die Sachbearbeiter auf offene Sachverhalte hinzuweisen und dies genau auswerten zu können.

Diese Thematik hat sich als so wichtig erwiesen, dass in unabhängigen Abständen (bei ALLPECON in jedem Fall alle vier Monate) das System auf Herz und Nieren geprüft werden sollte.

Empfehlenswert ist es, dies mindestens einmal im Jahr zu tun.

Ob nicht bearbeitete DEÜV-Meldungen, nicht zugeordnete ZMV-Meldungen, nicht verarbeitete Zeitereignisse, Stammdatenpflege in die weite Zukunft, u.v.m. im SAP-HR unbemerkt erfolgt ist, alle diese Dinge verursachen einen Mangel bzw. Schiefstand im System, der nicht sein darf.

Nutzen Sie auch den laufenden Anwendungscheck der ALLPECON. Lassen Sie sich in einem Beratungsgespräch über die Sachverhalte informieren. Sie werden überrascht sein, was so alles in einem SAP-HR-System passieren kann.

Personalfach: Änderung des Wartetages bei Krankheit

Seit kurzem (an sich wohl schon seit Mitte 2015) gilt folgende gesetzliche Regelung:

Zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse gab es in der Vergangenheit immer wieder eine Differenz bei der 42-Tage Zählung. Hatte der Arbeitnehmer an ersten Tag der Krankheit teilweise gearbeitet, wurde dieser Tag bei der Krankenkasse nicht mitgezählt.
Aufgrund einer Änderung in § 5 Abs. 5 SGB V durch das GKV-Versorgungsstärkungsgesetz wurde der „Wartetag“ abgeschafft.

Wie ist diese Regelung nun in Bezug auf die Zeit der Lohnfortzahlung (Arbeitgeberseite) und in Bezug auf die Krankengeldzeit (Krankenkassenseite) zu sehen. Wo greift die neue Regelung und wo nicht?

Hier geht es dann auch um die Wertung eines Tages mit untertägiger Krankheit. Es muss also genau aufgepasst und die jeweilige Situation betrachtet werden.

Klarstellungen hierzu müssen mit der Krankenkasse geführt werden.

SAP: Änderung der Elster-Verschlüsselung

SAP: Die im Bereich Steuer für die Signatur und Verschlüsselung von Lohnsteueranmeldung (LStA), Lohnsteuerbescheinigung (LStB) und Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) verwendeten Algorithmen werden geändert. Die generelle Umstellung hat bis zum 31.12.2016 zu erfolgen. Es sind technische Veränderungen und Anwendungseinstellungen erforderlich, die rechtzeitig angegangen werden sollten

Im Einzelnen bedeutet die Umstellung folgendes:

Signatur
Umstellung von PKCS#1v1.5 auf PKCS#1v2.1 (RSASSA-PSS).

Verschlüsselung
Umstellung von PKCS#7 auf CMS und Änderung der asymmetrischen Verschlüsselung von PKCS#1v1.5 auf PKCS#1v2.1 (RSAES-OAEP).

Öffentliches Zertifikat der Clearingstelle
Das Zertifikat muss bis spätestens 01.05.2016 ausgetauscht werden.

Anwendungseinstellungen
Check der Konstanteneinstellungen zum Elsterverfahren.