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Elster-Umstellung auf ERiC

Die Umstellung der Kommunikation mit den Finanzbehörden, Elster-Umstellung auf ERiC, steht in SAP an. Die bisher von SAP genutzte offene Schnittstelle zu den Finanzbehörden für die Lohnsteueranmeldung wurde seitens der Finanzverwaltung zum 01.01.2019 gekündigt.

Eine Übergangsfrist ist bis zum 30.06.2019 für SAP-Systeme geplant. Allerdings wird die Schnittstelle seitens der Finanzverwaltung „eingefroren“.
Spätestens nach dieser Übergangsfrist muss die Lohnsteueranmeldung (LSTA) mit ERiC (ELStER Rich Client) übermittelt werden.
Durch die Nutzung der offenen Schnittstelle konnte die Programmierung der Datenverarbeitung (XML-Erstellung, Signatur und Verschlüsselung), die Übertragung zur Clearingstelle und das Abholen der Daten vollständig durch SAP erfolgen. Dadurch war es möglich, für alle Betriebssysteme, auf denen SAP eine Middleware, Business Connector (BC) bzw. Process Integration (PI), anbietet, auch die ELSTER-Kommunikation umzusetzen und anzubieten.

 

Laut Aussage von SAP handelt es sich bei ERiC um für ein Betriebssystem kompilierte Programmteile. Der Quelltext ist nicht öffentlich verfügbar und Fehlerkorrekturen bzw. Patches können nur von der Finanzverwaltung vorgenommen werden. Die Einbindung von ERiC in die eigene Software erfolgt über C++.
SAP plant eine Umstellung der Übertragung für die gesamte Kommunikation zusammen mit den Finanzbehörden. Es wird alle Verfahren, LStA (Lohnsteueranmeldung), LStB (Lohnsteuerbescheinigung) und ELStAM (Abfrage der Lohnsteuermerkmale) betreffen..

Die von der Finanzverwaltung veröffentlichten ERiC-Programmteile werden, nach aktuellem Stand (24. April 2018), nicht von allen Betriebssystemen (z.B. wohl nicht von kommerziellen Unix-Betriebssystemen wie AIX, Solaris, HP-UX) unterstützt.

 

Für die Übertragung der ELSTER-Meldungen aus dem SAP-HR wird eine Middleware, Process Integration (PI) bzw. Business Connector (BC) verwendet. Unternehmen, deren an SAP angekoppelte Middleware auf einem Betriebssystem läuft, für das ERiC nicht verfügbar ist und für das auch keine Prüfung durch die Finanzverwaltung erfolgt, können nach der Umstellung auf ERiC die ELSTER-Meldungen nicht mehr über diese Installation übertragen.
Es ist angeraten, rechtzeitig zu prüfen, ob das auf der Middleware (Business Connector bzw. PI) eingesetztes Betriebssystem unterstützt wird.
Weitere Informationen können dem SAP-Hinweis „2558316 – ELStER: Information zur Umstellung der Kommunikation (ERiC)“ entnommen werden. Dort sind auch die relevanten Betriebssysteme und ihre Einschränkungen aufgeführt.

Wir empfehlen, dies zu prüfen und ggfls. notwendige Umstellungen rechtzeitig vorzunehmen.

A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung ist ein immer wichtiger werdender Bestandteil bei Reisen ins Ausland. Sie schützt vor doppelter Beitragszahlung in der Sozialversicherung.

Wenn Arbeitgeber Arbeitnehmer befristet ins Ausland entsenden, können sich Änderungen in der Sozialversicherung ergeben. Denn nur unter bestimmten Voraussetzungen gilt deutsches Recht. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Bescheinigung ausgestellt.

Bisher wurde so etwas nur bei längeren Auslandsaufenthalten geprüft, jetzt passiert es aber immer öfter, das eine Vorlage der A1-Bescheinigung auch bei kurzfristigen (Tages-) Aufenthalten verlangt wird.

Die Unternehmen sollten sich hierzu mit den neuen Anforderungen der Mitführungspflicht auseinandersetzen. Die Folgen, wenn die Bescheinigung nicht dabei ist, können u.a. Einlassperren zu Firmen und Messen sein sowie eine Nichtleistung der Unfallversicherung.

Das erhöht den Bedarf einer schnellen und vor allem auch elektronischen Ausstellung.

Genauer erläutert läßt sich das wie folgt erklären. Sofern für einen in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz vorübergehend entsandten Beschäftigten weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten, kann der Arbeitgeber die Ausstellung der A1-Bescheinigung (Bescheinigung über die Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit, die auf den/die Inhaber/in anzuwenden sind) bei der hierfür zuständigen Stelle beantragen.

Dies ist entweder die Krankenkasse des Arbeitnehmers oder die Deutsche Rentenversicherung bei privater Krankenversicherung des Arbeitnehmers.
Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert und aufgrund der Mitgliedschaft in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit, muss der Antrag bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen gestellt werden.

Gelten die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit, erhält der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung, der sie seinem Beschäftigten auszuhändigen hat.

Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz erhalten Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2017 die Möglichkeit, A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm maschinell zu beantragen.

Die Sozialversicherungsträger planen, dass die Arbeitgeber ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit haben, Anträge maschinell zu versenden.
Ab dem 01.07.2018 sollen die Sozialversicherungsträger in der Lage sein, auch elektronisch zu antworten.

Zur Zeit ist der für die Arbeitgeber festgelegte verpflichtende Einsatz des maschinellen Weges noch der 01.01.2019.

SAP plant hierzu neue Funktionalitäten im Laufe des Jahres 2018 bereit zu stellen.

 

Begrenzung Pfandfreiheit Zuschläge

Nach dem aktuellen BAG-Urteil vom 23. August 2017 sind alle Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge als unpfändbar einzustufen. Diese Regelung sollte ja bei allen Unternehmen zumindest ab dem 01. Januar 2018 im SAP-HCM umgesetzt sein. Wir haben darüber in unserem BLOG vom November 2017 berichtet.

Die Umsetzung hatte SAP ja auch gut vorbereitet und sie ließ sich mit überschaubarem Aufwand einrichten.

Nun sind aber bei dem BAG-Urteil auch die Nebenregelungen, die sogenannte Begrenzung der Pfandfreiheit von Zuschlägen, zu beachten und diese machen sich jetzt im April auf unangenehme Art und Weise das erste Mal bemerkbar.

Es gibt verschiedene Begrenzungen der Pfandfreiheit in dem oben genannten Urteil und diese sind gar nicht so einfach umzusetzen und verursachen teils doch erheblichen Aufwand.

1)      Die Pfandfreiheit ist begrenzt durch die steuerfreien Anteile eines Zuschlages nach §3b der Gesetzgebung. Beträge darüber hinaus sind pfändbar.

2)      Die Pfandfreiheit gilt nur an gesetzlichen Feiertagen, an den anderen Feiertagen liegt volle Pfändbarkeit vor.

3)      Zudem sind bei Feiertagen Hochfeiertage (150 %) und Normalfeiertage (125 %) bzgl. ihrer Grenzen zu unterscheiden.

Die Punkte 1) und 3) hat SAP zum rechten Zeitpunkt in der Abrechnung berücksichtigt, nämlich das im Rahmen der §3b-Behandlung diese Anteile genau getrennt gesammelt werden und später bei der Pfändungsberechnung zur Verfügung stehen.

Etwas problematischer ist der Punkt 2). Auch an diesen Tagen werden Zuschläge generiert, in der Regel bisher dieselben, die auch für gesetzlich anerkannte Feiertage gelten. Und das kann die Pfändungsberechnung so nicht bearbeiten, denn diese sieht nur die Lohnart und nicht die Herkunft. Was bleibt ist eine Umstellung, welche vorzunehmen ist, die erhebliche Umfänge einnimmt und meistens sehr unterschätzt wird.

Ansatzweise könnte das u.a. folgendermaßen aussehen: Trennung der Feiertage über Feiertagsklassen / Duplizierung aller relevanten Zuschlags-Lohnarten / Auftrennung der Zeitlohnarten-Generierungsregeln / Andruckwünsche im Entgeltformular individuell steuern / Pfändungseinstellungen bei den Lohnarten sachgerecht getrennt bzw. unterschiedlich ablegen.

Mit dem Ostersonntag kommt ggfls. für die meisten Unternehmen ein erster solcher Tag, der für sich separat behandelt werden muss. Und um die Schwierigkeit noch etwas zu erhöhen, gilt es natürlich selbstverständlich den Ostersonntag nur in der Kernzeit von 0-24 Uhr so zu sehen. Mögliches Rein- und Rausarbeiten und etwaig dort entstehende Zuschläge sind natürlich wieder anders zu behandeln.

Die Bestimmung der Pfandfreiheit von Zuschlägen ist also gerade in diesen Fällen äußerst kompliziert und gar nicht so einfach richtig im System abzulegen. Man ist also gut beraten jetzt im April, und ggfls. auch schon am 31. März, die Pfändungsberechnungen genau und sorgfätig auf Richtigkeit zu prüfen

Man bedenke, dass falsche Pfändungsabführungen in der Regel immer zu Lasten des Unternehmens gehen.

Mitarbeiter-Auskunft

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-DSGVO in Kraft (s. BLOG Februar 2018). Dies gibt auch den Mitarbeitern eines Unternehmens mehr Rechte. Ein wesentliches hierbei ist die Nachfrage bzw. das Auskunftsbegehren nach allen Daten, die vom Arbeitgeber elektronisch vorgehatlten werden.

Der Arbeitgeber hat für die Beantwortung vier Wochen Zeit. Soweit so gut.

Aber was für Möglichkeiten der Darstellung der Daten gibt es denn eigentlich im SAP-HR? Oder noch viel allgemeiner, welche Daten sind denn eigentlich überhaupt im System vorhanden.

Hier muss man nach mehreren Kategorien unterscheiden:

–          Stammdaten

–          Ergebnisdaten von Verarbeitungen

–          Daten aus elektronischen Meldungen zu Dritten

–          Protokollierungsdaten

–          Sonstige Datenbestände

Als erstes sollte man sich, was ja auch Anforderung des Datenschutzgesetzes ist, hier einen Überblick über alle Daten im Einzelnen (Infotypen, Tabellen, Verfahren, etc.) verschaffen. Dann weiß man schon mal, worum es geht.

Heute wollen wir allerdings näher nur auf den Punkt 1) Stammdatren eingehen, denn da kann es schon eine große Vielfalt an Daten geben. X-verschiedene Infotypen mit x-verschiedenen Zeiträumen, wie kann ich das sinnvoll darstellen.

Hier hilft SAP mit einem durchaus geeigneten Tool, der sogenannten Mitarbeiter-Auskunft. Der Report gibt Auskunft über die im System gespeicherten mitarbeiterbezogenen Stammdaten zu einem bestimmten Mitarbeiter. Das Ergebnis kann am Bildschirm über eine geeignete Baumstruktur durchgesehen werden oder man druckt den gesamten Bestand an Daten einfach aus und übergibt Sie dem Mitarbeiter.

Der Report hat zusätzlich einen Protokollierungsfunktion, dass heißt, es wird festgehalten, wann für welchen Mitarbeiter eine solche Auswertung gefertigt wurde.

Mit diesem Report kann man tatsächlich alle Stammdaten des Mitarbeiters aus dem System herausbringen und dies vor allem auch für alle Zeiten rückwärts, die man im System  vorhält. Es sind aber, wie schon gesagt, nur die Stammdaten aller benutzten Infotypen, aber das ist ja schon etwas.

Der Report stellt also eine ganz gute Mögklichkeit dar, um kommenden Auskunftsbegehren nachkommen zu können. Unabhängig davon stellt er auch für die Fachabteilung eine interessante Möglichkeit dar, sich einen Überblick über alle im System zu einem Mitarbeiter vorhandenen Daten zu verschaffen.

Für eine komplette Auskunft reicht das (siehe die obigen weiteren Punkte) allerdings nicht aus. Dazu müssen noch weitere Möglichkeiten geschaffen werden.

Aber die Mitarbeiter-Auskunft im SAP-HR zu aktivieren ist schon mal ein erster sinnvoller Schritt.

EU-Datenschutzgrundverordnung

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-DSGVO in Kraft. Sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen bringt sie viele Änderungen im Vergleich zur bisherigen Rechtslage mit sich. Unternehmen haben nicht mehr viel Zeit, um die vielen Neuerungen im Vergleich zum bisherigen BDSG umzusetzen. Es ist jedoch wichtig, sich bereits jetzt damit auseinanderzusetzen und sich rechtlich beraten zu lassen. Denn für die verspätete Umsetzung der neuen Vorgaben drohen hohe Bußgelder.

In diesem Zusammenhang ist auch das bisherige Bundesdatenschutzgestz überarbeitet worden und hat zur EU Datenschutzgrundverordnung synchrone Regelungen bekommen. Auch diese neue Fassung tritt mit dem 25. Mai 2018 in Kraft und ersetzt das bisherige Bundesdatenschutzgestz.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung ist bindend in allen Mitgliedsstaaten. Allerdings lässt eine Öffnungsklausel in Artikel 88 der Verordnung (EU) 2016/679 nationale Regelungen zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext zu.

Zu allererst sollte man sich mit zwei Begriffen auseinandersetzen: Personenbezogene Daten und Beschäftigtendaten.

Personenbezogen Daten beziehen sich immer auf die Person, das ist noch relativ klar und bekannt. Wer aber gehört alles zu den Beschäftigten?

Beschäftigte im Sinne dieses Gesetzes sind:

–       Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, einschließlich der Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer im Verhältnis zum Entleiher,

–       zu ihrer Berufsbildung Beschäftigte,

–       Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben

–       sowie an Abklärungen der beruflichen Eignung oder Arbeitserprobung (Rehabilitandinnen und Rehabilitanden),

–       in anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen Beschäftigte,

–       Freiwillige, die einen Dienst nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz oder dem Bundesfreiwilligendienstgesetz leisten,

–       Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind; zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten,

–       Beamtinnen und Beamte des Bundes, Richterinnen und Richter des Bundes, Soldatinnen und Soldaten sowie Zivildienstleistende.

–       Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis sowie Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist, gelten als Beschäftigte

Worum muss man sich nach der neuen Verordnung alles kümmern:

–       Verarbeitung von Beschäftigungsdaten

–       Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

–       Besondere personenbezogene Daten

–       Verarbeitung bei Kollektivvereinbarungen

–       Wahrung der Beschäftigteninteressen

–       Bedingungen für die Einwilligung zur Verarbeitung

–       Informationspflicht

–       Auskunftsrecht. Löschung

–       Dienstleister, Auftragsverarbeiter

–       Haftung, Bußgelder

Es gibt also vieles zu klären, um der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung gerecht werden zu können. Ein Maßnahmenkatalog könnte wie folgt aussehen:

–     Neue Berechtigungskonzepte erstellen / Berechtigungsvergabe bis auf Feldebene Ermöglichen

–       Löschfähigkeit in den Anwendungen sicherstellen / Löschfristen definieren / Regelmäßige / automatische Löschläufe implementieren

–       Angaben für Informationspflichten im Unternehmen zusammenstellen / Prozess zur Information einführen / Prozess zur Aktualisierung der Information einführen

–       Erhebung aller Rechtsgrundlagen für Verarbeitung vom Mitarbeiterdaten inkl. Statistischen Reports

–       Informationskonzept erstellen

–       Erhebung der Weiterverarbeitungssachverhalte prüfen bzw. Rechtsgrundlagen benennen

–       Erhebung polizeilicher Führungszeugnisse und vergleichbare Fragen prüfen

–       Derzeitige Nutzung biometrischer Daten zur Einlass- oder Zugangskontrolle auf Zulässigkeit prüfen

–       Prozess zur Abwicklung der Betroffenenrechte einführen und entsprechende Angaben festlegen / Dokumentation zu Beweiszwecken

–       Anwendungen um Exportfunktionen erweitern für Datenportabilität und ggf. Auskunft

–       Bestehende Verträge mit Dienstleistern an neue Anforderungen anpassen / ggf. Zertifizierung des Auftragsverarbeiters vorlegen lassen / Dienstleister muss Leistung den neuen Anforderungen anpassen

Im Einzelnen heißt dass sehr viel Arbeit. Man muss sich einen kompletten Überblick über alle Daten im Unternehmen verschaffen und dass in den Systemen und auch außerhalb der Systeme.

Was führe ich alles an Daten? Wie lange darf ich diese führen? Auf welcher Rechtsgrundlage mache ich das?

Und man muss handlungsbereit sein, wenn z.B. Nachfragen der Mitarbeiter kommen oder der Wirtschaftsprüfer. Und in dem Zusammenhang sollten auch feste Richtlinien zur Datenvorhaltung, -pflege und löschung geschaffen werden.

Es bleibt also viel zu tun. Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung betrifft in besondnerem Maße die Personalabteilungen und die Personalabrechnung und alles, was damit zusammenhängt. Transparenz und Wissen, was alles da ist, ist das oberste Gebot. Und gerade dort haben die meisten Untrenehmen einen erheblichen Nachholbedarf.

ALLPECON  befasst sich schon länger mit diesen Themen und ist somit in der Lage schnell und allumfassend die Daten im SAP-HCM zu ermitteln und einen möglichen Klärungsbedarf herauszuarbeiten.

Betriebsrentenstärkungsgesetz

Zum 01.01.2018 tritt das Gesetz zur Stärkung der betrieblichen Altersversorgung (Betriebsrentenstärkungsgesetz [BRSG]) in Kraft. Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben in Kurzfrorm die Änderungen im Rahmen des Altersvermögensgesetzes (Infotyp 0699).

Zum § 3 Nr. 63 EStG: Der Steuerfreibetrag für Beiträge an Pensionsfonds, Pensionskassen oder Direktversicherungen steigt von 4 % auf 8 % der RV-BBG West. Der zusätzliche Steuerfreibetrag von 1.800 Euro entfällt. Die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung bleibt weiterhin bei 4 % der RV-BBG West.

Die Vervielfältigungsregelungen für die Wandlung von Abfindungen bei Beendigung des Dienstverhältnisses vereinfachen sich. Steuerfrei sind bis 4 % der RV-BBG West vervielfältigt mit der Anzahl der Dienstjahre. Die Anzahl der Jahre ist auf 10 begrenzt.

Sie können Beitragszahlungen für ruhende Dienstverhältnisse steuerfrei nachholen. Das steuerfreie Volumen beträgt 8 % der RV-BBG West vervielfältigt mit der Anzahl der Dienstjahre. Die Anzahl der Jahre ist auf 10 begrenzt.

Falls eine Vervielfältigung nach § 40b EStG a. F. (alte Fassung) gewählt wurde, ist keine Vervielfältigung nach § 3 Nr. 63 EStG möglich.

Nach § 40b EStG pauschal besteuerte Beiträge werden auf das steuerfreie Kontingent von 8 % angerechnet.

Zum § 40b EStG: Wurde für einen Arbeitnehmer ein Beitrag vor 01.01.2018 bereits pauschal nach § 40b EStG a. F. (alte Fassung) pauschal besteuert, können Sie die Beiträge weiterhin (auch bei einem Arbeitgeberwechsel) pauschal besteuern.

Zum § 100 EStG: Zusätzlich zu den anderen steuerbegünstigten Wandlungswegen wird ein neues Fördermodell für Geringverdiener eingeführt. Wenn folgende Bedingungen erfüllt sind, sind die Arbeitgeberzuschüsse förderfähig:

o   Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich zum Arbeitslohn Zuschüsse zu einem Pensionsfonds, einer Pensionskasse oder Direktversicherung von jährlich mindestens 240 Euro.

o   Die Zuschüsse werden zusätzlich zu den bereits 2016 gezahlten Zuschüssen gezahlt. Maximal sind 480 Euro jährlich förderfähig.

o   Das Anlageinstitut zahlt die Leistung als Rente oder über einen Auszahlungsplan aus.

o   Der Vertrag ist nicht gezillmert. (Die Abschlusskosten werden nicht in den ersten Jahren komplett, sondern auf die gesamte Laufzeit verteilt abgezahlt)

o   Der Arbeitnehmer hat ein erstes Dienstverhältnis beim Arbeitgeber (Steuerklasse 1-5 oder Festlegung durch den Arbeitnehmer bei pauschaler Steuerberechnung).

o   Der laufende Arbeitslohn beträgt nicht mehr als 2.200 Euro monatlich (unabhängig von der Arbeitszeit, also u.a. auch Teilzeitkräfte, Minijobber und bei Arbeitszeitreduzierung).

Zum verpflichtenden AG-Zuschuss: Bei Entgeltumwandlungen spart der Arbeitgeber in der Regel Beiträge zur Sozialversicherung. Für neue Vereinbarungen ab 2019 (für bestehende Vereinbarungen ab 2022) muss der Arbeitgeber pauschal 15 % des Wandlungsbetrages als Arbeitgeberzuschuss entrichten, soweit er Beiträge gespart hat. Diese Regelung gilt für die Wandlungswege Pensionskasse, Direktversicherung und Pensionsfonds. Sie ist tarifdispositiv. Zuschüsse, die der Arbeitgeber aufgrund gesparter Beiträge zur Sozialversicherung zahlt, sind nicht förderfähig nach § 100 EStG.

Da diese Änderung erst zu 2019 in Kraft tritt, erfolgt die Umsetzung im SAP-System in 2018.

Zu allen diesen Dingen tauchen dann auch viele Fragen auf, die nur teilweise klar zu klären sind:

Mache ich von den Möglichkeiten des § 100 Gebrauch oder habe ich heute schon relevante Fälle?

Kann ich die Herkunft meiner bisherigen AG-Zulagen genau nachweisen? Inweiweit gehen diese schon auf SV-Wandlungen zrück?

Was muss ich bei den alten pauschalierten Direktversicherungsverträgen beachten?

Das Gesetz umfasst viele Bestandteile, allerdings sind die Auslegungen noch nicht sehr klar definiert und es gibt viele Fragen in der Anwendung.

Durchleuchten Sie unbedingt ihren bisherigen AVMG-Bestand und verschaffen Sie sich einen Überblick. Gute Beratung hilft hierbei sicherlich weiter.

Jahreswechsel SAP-HCM richtig gemacht

Wie jedes Jahr steht zum Jahresende wieder der Jahreswechsel in SAP-HCM an. Neue Dinge integrieren, bestehende erhalten, Abgrenzungen zum Jahreswechsel tätigen, es gibt vieles zu tun zum Jahreswechsel im SAP-HCM.

Genauer gesagt gibt es drei Phasen die zum richtigen und ordentlichen Jahreswechsel gehören und zum rechten Zeitpunkt durchgeführt werden müssen.

Phase 1: Beginnend im September sind die ersten Abgrenzläufe für das neue Jahr (hier z.B. u.a. Steuersätze) vorzunehmen. Es empfielht sich auch Check-Programme in Richtung Jahresende laufen zu lassen, die das System auf Herz und Nieren prüfen, ob auch alles bearbeitet, abgerechnet und angemeldet ist (u.a. bei Infotypen, bei Meldeverfahren, etc.) Abschließend ist dann der kalendarische Jahreswechsel vorzubereiten. Also das zu klären, was noch bis zum 31.12. des Jahres getan werden darf und danach erst mal nicht mehr bis zur produktiven Einspielung der aktuellen Support-Packages. Hier bestimmen die Änderungen in den Meldevarfahren, die es alljährlich zu Hauf gibt, das Machbare und auch das Nicht-Machbare (dieses Jahr betrifft das übrigens satte sieben elektronische Verfahren).

Phase 2: Das ist der eigentliche inhaltliche Jahreswechsel. Was kommt neu von SAP, was kommt neu vom Gesetzgeber, wie kann das ganze sinnvoll intergriert werden? Was gilt es fachlich neu zu beachten. Hier gilt der Grundsatz: Sicherheit geht vor Schnelligkeit. Das ausführliche Sichten aller SAP-Hinweise, die Nacharbeiten dazu und die systematische Nachbearbeitung der Anwendung nach ausführlichem Leitfaden (übrgigens die am meisten unterschätzte Tätigkeit in diesem Zusammmenhang) sind hier das Pflichtprogramm eines guten Beraters. Und über anwendergerecht formulierte Fachinformationen werden die neue Dinge dann auch dem Endanwender mitgeteilt. Detaillierte Durchsprache selbstverständlich inbegriffen, denn ein gutes System bleibt nur ein gutes System wenn auch der Anwender gut damit umzugehen versteht und die Möglichkeiten effizient anwenden kann.

Phase 3: Jahresmeldungen (Rückstellungen, Schwerbehindertenmeldung, Berufsgenossenschaft, etc.) erstellen und versenden sind hierbei der große Schwerpunkt. Und nicht zu vergessen natürlich die Prüfung und Verfolgung des kalendarischen Jahreswechsels (Abgrenzungen, elektronische Verfahren mit neuem Aufsatz, Neuanmeldungen, etc.), der hier seitens des Beraters in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung getätigt werden sollte. Und bis Ende März zieht sich ja das sogenannte Personalkalenderjahr hin (Auslauf und Rückwirkung zum Vorjahr), wo einiges inhaltlich zu beachten ist.

Insgesamt betrachtet ist der Jahreswechsel heutzutage über diese drei Phasen sehr umfangreich und komplex geworden, so dass eine gute Symbiose und Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Berater erfolgen muss, um alle Dinge mit der nötigen Ruhe und Sicherheit bedienen zu klönnen.

Beratungsunternehmen, die sich auf Wartung SAP-HCM spezialisiert haben und Ihre Abläufe darauf ausgerichtet haben, sind hier sicher klar im Vorteil.

Es ist nichts schlimmer, als den Jahreswechsel im SAP-HCM mit seinen vielen Änderungen zu unterschätzen und in aller Kürze abwickeln zu wollen. Das rächt sich dann meist mit erhöhten Aufwendungen in der Zukunft.

Seien Sie also auf der Hut in diesen Themen und verlangen Sie von Ihrem Berater einen tiefen, effektiven und ausführlichen Umgang mit einem SAP-HCM Jahreswechsel.

Pfändung / Zuschläge BAG-Urteil

Es gibt Neuigkeiten zu der Pfändbarkeit von Zeitzuschlägen. Nach dem aktuellen BAG-Urteil vom 23. August 2017 sind alle Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge als unpfändbar einzustufen.

Bisher gab es ja verschiedene Urteile und Aussagen zu diesem Thema. Ein LAG-Urteil zu der Unpfändbarkeit von Zuschlägen und ein BGH-Urteil zu der Einordnung von Nachtzuschlägen. Demzufolge existierte bisher noch eine ganze Menge Rechtsunsicherheit. Diese Unklarheit ist nach Ansicht der ALLPECON nun durch das BAG-Urteil behoben.

Nun zu den Grundlagen dafür:

BAG, Urteil vom 23. August 2017 – 10 AZR 859/16
Dieses soll rechtkräftig sein und bestätigt das vorherige LAG-Urteil.

Demnach gilt ab sofort aus Sicht der ALLPECON folgendes:
– Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind als Erschwerniszulage einzustufen und damit unpfändbar
– Man spricht aber auch davon, dass dieser Umstand eine Begrenzung (Einhaltung eines Rahmens des Üblichen) haben muss. Es wird hier an die Regelung des § 3b EStG angeknüpft. Dies bedeutet wohl, dass tatsächlich die vom Gesetzgeber vorgebenen Steuerfreiheiten als Grenze anzusehen sind.
– Desweiteren gilt die Pfändungsfreiheit bei den Feiertagszuschlägen nur, wenn es sich um staatlich anerkannte Feiertage handelt. Beispielweise fällt dann der 24.12 und 31.12. ab 14 Uhr nicht darunter ebenso nicht wie der Volkstrauertag oder der Ostersonntag beipsielsweise, und ähnliche solche Tage auch nicht. Es gilt also sauber zu trennen, was staatlich anerkannte Feiertage pro Bundesland sind.
– Zudem sind bei Feiertagen Hochfeiertage (150 %) und Normalfeiertage (125 %) bzgl. ihrer Grenzen zu unterscheiden

Das Urteil ist bei verschiedenen Seiten in voller Ausführung im Internet verfügbar.

ALLPECON beurteilt die neuen Tatbestände so, dass man jetzt verpflichtet ist, dies auch umzusetzen.
Von den Auswirkungen kommt dies hauptsächlich bei Privatinsolvenzen für den Mitarbeiter zum Tragen, da ihm dort nennenswerte Beträge vorenthalten werden. Dafür müßte dann aus Sicht der ALLPECON der Arbeitgeber einstehen.

Es besteht also aus Sicht der ALLPECON dringender kurzfristiger Handlungsbedarf bei der Behandlung von Pfändungen. ALLPECON berät Sie gerne proaktiv zu dieser Thematik.

Digitale LohnSchnittstelle (DLS)

Die Digitale LohnSchnittelle (DLS) kommt verbindlich ab dem 1. Januar 2018. Steuerprüfungen können dann vom Finanzamt über diese Art der Datenverbindung vorgenommen werden.

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 (BGBl. I S. 1679) hat der Gesetzgeber die Einführung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto (Digitale LohnSchnittstelle -DLS-) verbindlich festgeschrieben.

Auszug aus dem BMF Schreiben vom 26.Mai 2017:
„Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 (BGBl. I S. 1679) hat der Gesetzgeber die Einführung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto (Digitale LohnSchnittstelle -DLS-) verbindlich festgeschrieben. Die DLS ist für ab dem 1. Januar 2018 aufzuzeichnende Daten anzuwenden. Die bisher im BMF-Schreiben vom 29. Juni 2011, BStBl I Seite 675, ausgesprochene bloße Empfehlung zur Anwendung der DLS ist damit überholt.“

Die DLS ist für ab dem 1. Januar 2018 aufzuzeichnende Daten anzuwenden. Die bisher im BMF-Schreiben vom 29. Juni 2011, BStBl I Seite 675, ausgesprochene bloße Empfehlung zur Anwendung der DLS ist damit überholt.

Bei der digitalen LohnSchnittstelle handelt es sich um einen amtlich vorgeschriebenen Standarddatensatz, der eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfelder vorsieht, die aus dem System der Unternehmen abgerufen werden können. Die DLS fungiert als einheitliche Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto und soll somit die Lohnsteueraußenprüfungen vereinfachen. Unabhängig davon ist das Recht der Finanzverwaltung zum Datenzugriff auf prüfungsrelevante steuerliche Daten (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO) gegeben. Die Arbeit der Lohnsteuer-Außenprüfer wird mit der Nutzung der DLS anders, effizienter und auch zielgericheter werden.

Die jeweils aktuelle Version der DLS findet sich auf der Internetseite des Bundeszentralamtes für Steuern und steht zum Download bereit. Neben einer Programmieranweisungen (xml-Datei) finden sich dort weitergehende Informationen und auch ein umfassender Fragen- und Antworten-Katalog.

Für die Bereitstellung der Daten ist ein XML-basierte Beschreibungsstandard vorgesehen. Eine Beispiel-xml-Datei, die die DLS abbildet, ist in den Musterdaten des Bundeszentralamtes für Steuern enthalten. Sie ist beim Datenexport ggf. an das Format der Datendateien (ASCII-delimited bzw. ASCII-Fixed Length) sowie an die Anzahl und die Bezeichnung der Datenträger anzupassen.

SAP plant, die Funktionalität ‚Datenüberlassung gemäß Digitaler Lohnschnittstelle‘ zum Jahreswechsel 2017/2018 zur Verfügung zu stellen.

Auf Seiten der Unternehmen müssen dann sicherlich auch noch einige Anpassungen vorgenommen werden. Ab 2018 ist in jedem Fall verstärkt  mit der Anforderung der Prüfer nach der DLS zu rechnen.

Entgeltnachweis mit HRFORMS

Schon seit längerem bietet SAP mit der Technik HRFORMS eine völlig neue Technologie zur Erstellung von Entgelt- und Zeitnachweisen an. Diese Technologie unterscheidet sich grundlegend von der herkömmlich bekannten Tabellensteuerung. HRFORMS ist eine Erweiterung von SAPFORMS um den Teil der HR-spezifischen Datenbeschaffung. Die Layoutgestaltung erfolgt entweder mit SMARTFORMS (gewachsene, aber schon gestandenere Darstellungsfunktionsalität) oder FORMBUILDER (neuartige und auf anderen Techniken basierende Darstellungsfunktionalität).
Vorteile des neuen Entgeltnachweises sind die Möglichkeit, den Entgeltnachweis grafisch aufzubereiten. Es können verschiedene Schriften verwendet werden, Logos und Bilder eingebunden werden und schraffierte Flächen und Linien hinterlegt werden. Das heißt, die gesamte Darstellung beinhaltet eine große Möglichkeit, mehr Inhalte auf einer Seite darzustellen und somit monatlich erheblich Papier zu sparen.
Die Datenbeschaffung ist zentral organisiert und es werden über die Vorlagen schon sehr viele Daten zur Verarbeitung bereit gestellt. Darüber hinaus ist es möglich, mit gezielten Programmraussprüngen die Daten zu ergänzen bzw. zu modifizieren. Da dies an jeder Stelle der Aufbereitung möglich ist, ergibt sich hier eine sehr hohe Flexibilität in der Darstellung.

Einen weiteren Vorteil stellt die Möglichkeit dar, einfach und flexibel eigene Felder und Tabellen zu definieren und diese mit eigenem ABAP-Coding zu füllen. So kann der Entgeltnachweis leicht um individuelle Informationen ergänzt werden.
Der Start wird dadurch vereinfacht, dass man auf ein vorkonfiguriertes Formular zugreifen kann. Außerdem werden die ABAP-Struktur, Schnittstelle und das Druckprogramm automatisch generiert.

Nicht verschweigen sollte man, dass mit einer Einarbeitungszeit zu rechnen ist, um die neue Technologie (verfügbar über den HR-Formular-Workplace) zu beherrschen. SAPForms und Programmierkenntnisse sind von Vorteil.

Zusammengefasst: Ein Formular ist häufig die Visitenkarte eines Unternehmens und sollte über eine ansprechende grafische Gestaltung verfügen. Mit dem HR-Formular-Workplace können Sie flexible Auswertungen der Personalstammdaten, Personalabrechnungsergebnisse und Zeitauswertungsdaten mit ansprechendem Layout erstellen. Es handelt sich dabei um ein zentrales Werkzeug der Personalwirtschaft , mit dem Sie Daten aus unterschiedlichen Quellen einheitlich auswählen und somit den Entgeltnachweis komfortabel mit grafischen Werkzeugen ( Form Builder oder SAP Smart Forms) gestalten, erstellen, überprüfen, drucken, versenden oder archivieren können.