Allgemein

rvBEA Gesonderte SV-Meldung elektronisch (GML57)

Das rvBEA-Teilverfahren GML57 (elektronische Anforderung der Gesonderten Meldung) wurde im 2. Halbjahr 2018 zum produktiven Einsatz freigegeben.

Mit dem neuen Verfahren können Anforderungen der Gesonderten Meldung (DEÜV-Meldung mit Abgabegrund 57) von den RV-Trägern auf elektronischem Weg erhalten, statt wie bisher als Papierformular. Dafür ist zunächst eine elektronische Registrierung erforderlich. Das Verfahren ist bis auf Weiteres für Arbeitgeber optional.

Die Gesonderte Meldung wird von den RV-Trägern für Mitarbeiter (auf deren Verlangen hin) angefordert, die kurz vor dem Renteneintritt stehen, um anhand der aktuellsten Entgelte die Rentenhöhe zu ermitteln. Weiterhin kommt es in Versorgungsausgleichsverfahren im Scheidungsfall zur Anforderung der Gesonderten Meldung.

Technisch erfolgt die elektronische Kommunikation mit der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) über einen Webservice. Nach Einrichtung des Webservices läuft für Sie die Übermittlung und das Empfangen von rvBEA-Meldungen wie gewohnt über den B2A-Manager.

Folgenden Schritte im Prozessablauf des Verfahrens gehören u.a. dazu:

Registrierung für rvBEA-Verfahren:

rvBEA bezeichnet das neue Kommunikationsframework zwischen Arbeitgebern und der DSRV als Weiterleitungsstelle für Meldungen an die RV-Träger bzw. von den RV-Trägern. Über rvBEA sollen künftig verschiedene Fachverfahren (rvBEA-Teilverfahren) abgewickelt werden. Mit GML57 ist das erste dieser Teilverfahren verfügbar. Da es sich um ein Verfahren handelt, das von den RV-Trägern ausgeht (der RV-Träger fordert beim Arbeitgeber elektronisch eine Gesonderte Meldung an), ist vorab eine Registrierung notwendig. Somit kann bei der DSRV geklärt werden, ob die Anforderung elektronisch übermittelt werden kann oder herkömmlich über den Postweg zu erfolgen hat.

Rückmeldungen zu rvBEA-Registrierungen

Über die üblichen elektronischen Wege werden die Rückmeldungen der RV-Träger abgeholt und verarbeitet

Elektronische Anforderungen der Gesonderten Meldung empfangen und verarbeiten

Nach erfolgreicher Registrierung für das rvBEA-Teilverfahren GML57, wird der nächste Verfahrensschritt – die elektronische Anforderung der Gesonderten Meldung – von den RV-Trägern angestoßen. Somit beginnt die Prozesskette für das Fachverfahren GML57 mit dem Empfang und der Verarbeitung von Eingangsmeldungen.

Die Anforderung der Gesonderten Meldung enthält die Abrechnungsperiode, zu der die Gesonderte Meldung zu erstellen ist. Bei der Verarbeitung der Anforderung werden intern in SAP Daten abgelegt, die die Erstellung einer DEÜV-Meldungen Typ Gesonderten Meldung auslöst, sofern für die entsprechende Abrechnungsperiode bereits Abrechnungsergebnisse vorliegen.

Bei der Verarbeitung der Anforderung wird zudem geprüft, ob ein vorliegender Sachverhalt die Erstellung der Gesonderten Meldung verhindert. Wenn ein solcher sogenannter Hinderungsgrund vorliegt, wird Daten unter Angabe des Hinderungsgrunds angelegt. In diesem Fall triggert dieser Satz nicht die Erstellung der Gesonderten Meldung.

Liegt ein Hinderungsgrund vor, muss dieser über den rvBEA-Kommunikationsweg an den RV-Träger zurückgemeldet werden. Beim Auftreten von Hinderungsgründen sollte es sich um sehr seltene Ausnahmefälle handeln. Nur zu diesem Zweck gibt es ein Ausgangsverfahren für das Teilverfahren GML57. Für die Ausgangsmeldungen zur Rückmeldung des Hinderungsgrunds können Fehlerrückmeldungen an Sie zurückgemeldet werden, die Sie mit den Eingangsreports aus diesem Abschnitt bearbeiten.

Besonderheiten von rvBEA

XML: rvBEA ist das erste SV-Meldeverfahren bei dem die Meldedaten als XML übertragen werden. Diese können schon direkt im B2A-Manager angezeigt werden.

Trigger der Gesonderten Meldung: Die elektronische Anforderung der Gesonderten Meldung wird in entsprechenden Daten hinterlegt, die dann als Trigger zur Erstellung der Gesonderten Meldung benutzt werden. Im bisherigen Papierverfahren wurde die Anforderung der Gesonderten Meldung im Infotyp Datumsangaben (0041) unter der Datumsart 09 hinterlegt. Diese Möglichkeit wird weiterhin bestehen und soll für den manuellen Prozess auch künftig verwendet werden.

Verfahren bei der DSRV: Mit Einführung von rvBEA senden die RV-Träger die Anforderungen der Gesonderten Meldung an die DSRV. Dort wird entschieden, ob ein Arbeitgeber für das elektronische Verfahren registriert ist. Wenn eine abgenommene Registrierung gefunden wird, wird die Anforderung elektronisch an den Arbeitgeber weitergeleitet, ansonsten wird die Anforderung ausgedruckt und per Post verschickt.

Wie gesagt, bisher ist das Verfahren noch nicht verpflichtend. Es macht aber Sinn, schon jetzt diesen elektronischen Weg zu nutzen.

Technische Umstellungen SAP-HCM/HR

Ab 2019 sind diverse technische Umstellungen für SAP-HCM/HR vorzunehmen, damit die elektronischen Übertragungen weiterhin gut funktionieren.

Technische Umstellung TLS: Zum 31.12.2018 erfolgt die Abschaltung der Verschlüsselungsprotokolle TLS 1.0 und TLS 1.1 an der Arbeitgeberschnittstelle des GKV-Kommunikationsservers. Nach diesem Termin ist die Übertragung und Abholung der Daten zur Sozialversicherung (DEÜV, Beitragsnachweis etc.) nur noch mit TLS Version 1.2 möglich.

Es sind ggfls. u.a. Änderungen bei der SAP Cryptolib und den SSF-Parametern erforderlich.

Der SAP-Hinweis 2688393 und das Attachment von der ITSG

„gemäß dem Beschluss in der „Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu technischen Fragestellungen des Datenaustauschs im Gesundheits- und Sozialwesen (GGT)“ vom 02.08.2018 ist geplant, die Unterstützung der Verschlüsselungsprotokolle TLS 1.0 und TLS 1.1 an der Arbeitgeberschnittstelle des GKV-Kommunikationsservers zum 31.12.2018 einzustellen.“

geben näheren Aufschluss dazu.
Technische Umstellung ERiC: Die bisher von SAP genutzte offene Schnittstelle zu den Finanzbehörden für die Lohnsteueranmeldung wurde seitens der Finanzverwaltung zum 01.01.2019 gekündigt.

Eine Übergangsfrist ist bis zum 30.06.2019 für SAP-Systeme geplant. Allerdings wird die Schnittstelle seitens der Finanzverwaltung „eingefroren“.

Nach dieser Übergangsfrist muss die Lohnsteueranmeldung (LSTA) mit ERiC (ELStER Rich Client) übermittelt werden.

SAP plant eine Umstellung der Übertragung für die gesamte Kommunikation mit den Finanzbehörden (LStA, LStB und ELStAM).

Die von der Finanzverwaltung veröffentlichten ERiC-Programmteile werden, nach aktuellem Stand (24. April 2018), nicht von allen Betriebssystemen unterstützt.
Es ist daher zu prüfen, ob das auf der Middleware (Business Connector bzw. PI) eingesetzte Betriebssystem unterstützt wird.
Weitere Informationen können dem HR SAP-Hinweis „2558316 – ELStER: Information zur Umstellung der Kommunikation (ERiC)“ entnommen werden. Dort sind auch die relevanten Betriebssysteme und ihre Einschränkungen aufgeführt.
Technische Umstellung rvBEA / A1-Bescheinigung: rvBEA ist ein neues Verfahren zur Abwicklung Gesonderter Meldungen (DEÜV-Meldung mit Abgabegrund 57) mit RV-Trägern auf elektronischem Wege, statt wie bisher als Papierformular.

A1 ist ein neues elektronisches Verfahren zur Anforderung der sogenannten A1-Bescheinigung, die für Auslandsaufenthalte benötigt wird.

Beide Verfahren sind ab dem 01.01.2019 elektronisch verpflichtend.

Der Datenaustausch erfolgt über den Server der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung (DSRV) und dem GKV-Kommunikationsserver.

Für den Datenaustausch mit der DSRV sind die technische Einrichtung für die Kommunikation mit dem WebService der DSRV einzurichten. Die Beschreibung kann man unter folgendem Pfad im SAP-Einführungsleitfaden nachlesen:

Abrechnung Deutschland->Behördenkommunikation (B2A)->Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern->Technische Grundlagen für die Kommunikation mit PKCS#7->Kommunikationsserver/WebService->Kommunikationsserver/WebService der Rentenversicherung (rvBEA).

SAP empfiehlt die Nutzung des WebServices, alternativ kann für eine Übergangszeit auch der Kommunikationsserver der DSRV für die Übertragung benutzt werden. Dies würde dann aber zu einem späteren Zeitpunkt einen weiteren Umstellungsaufwand bedeuten.

Es empfiehlt sich, alle diese Umstellungen zeitgerecht vorzunehmen bzw. vornehmen zu lassen.

AVMG verpflichtender Arbeitgeber-Zuschuss

Ab 2019 gilt ein neuer verpflichtender AVMG-Arbeitgeber-Zuschuss, der bei Eintgeltumwandlungen vom Arbeitgeber zusätzlich zu zahlen ist.

Genau heißt es: „Der Arbeitgeber muss 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterleiten, soweit er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart.“ Dieser neue Änderung ist schon mit Inkraftreten des Betriebsrentenstärkungsgesetzes am 01.01.2018 bekannt gemacht worden

Zum verpflichtenden AG-Zuschuss: Bei Entgeltumwandlungen spart der Arbeitgeber in der Regel Beiträge zur Sozialversicherung. Für neue Vereinbarungen ab 2019 (für bestehende Vereinbarungen ab 2022) muss der Arbeitgeber pauschal 15 % des Wandlungsbetrages als Arbeitgeberzuschuss entrichten, soweit er Beiträge gespart hat. Diese Regelung gilt für die Wandlungswege Pensionskasse, Direktversicherung und Pensionsfonds. Sie ist tarifdispositiv. Zuschüsse, die der Arbeitgeber aufgrund gesparter Beiträge zur Sozialversicherung zahlt, sind nicht förderfähig nach § 100 EStG.

SAP hat jetzt reagiert und Näheres dazu mit dem Hinweis 2704156 veröffentlicht.

Die Umsetzung dieses AG-Zuschusses soll mit dem Jahreswechsel 2018/19 (HR Support Package am 06.12.2018) und gegebenenfalls Ergänzungen im darauffolgenden XMAS-Package (geplante Veröffentlichung am 17.12.2018) ausgeliefert werden.

In einem gesonderten Dokument hat SAP sich mit den verschiedenen Regelungen und Interpretationsmöglichkeiten ausführlich auseinander gesetzt.

Es gibt bei der endgültigen Festlegung vieles zu beachten bzw. auch noch generell zu klären:

–          Sind evtl. einiger meiner jetzigen AG-Zuschüsse auf dieses Thema anrechnungsfähig

–          Welche AG-Zuschüsse (Bausteine) sind schon jetzt als Ersatz für gesparte SV-Beiträge zu bewerten?

–          Welchen Umfang an Ausgleich will man leisten: nur bis zur BMG, auch darüber hinaus, spitz gerechnet, etc.

–          Auf welche Entgeltumwandlungen sollen wirklich AG-Zuschüsse zusätzlich gezahlt werden?

–          Wie kann ich meine Entscheidungen rechtlich vernünftig absichern?

Zur Regelung, wann die neuen Vorschriften Anwendung finden, wurde § 26 durch § 26a erweitert:

§ 26a Übergangsvorschrift zu § 1a Absatz 1a

§ 1a Absatz 1a gilt für individual- und kollektivrechtliche Entgeltumwandlungsvereinbarungen, die vor dem 1. Januar 2019 geschlossen worden sind, erst ab dem 1. Januar 2022.

Zusätzlich wurde über die Änderung des Siebten Abschnitts §19 (Tariföffnungsklausel) ermöglicht, dass der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss im Rahmen tariflicher Regelungen umgesetzt wird.

§19

Allgemeine Tariföffnungsklausel

(1) Von den §§ 1a, 2, 2a Absatz 1, 3 und 4, § 3, mit Ausnahme des § 3 Absatz 2 Satz 3, von den §§ 4,

5, 16, 18a Satz 1, §§ 27 und 28 kann in Tarifverträgen abgewichen werden.

(2) Die abweichenden Bestimmungen haben zwischen nicht tarifgebundenen Arbeitgebern und Arbeitnehmern Geltung, wenn zwischen diesen die Anwendung der einschlägigen tariflichen Regelung vereinbart ist.

(3) Im Übrigen kann von den Bestimmungen dieses Gesetzes nicht zu ungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden.

Neben den gesetzlichen Vorgaben erfolgten im BMF-Schreiben vom 6. Dezember 2017 in der Fußnote 2 zu RZ 26 weitere Anmerkungen zum Arbeitgeberzuschuss:

§1a Abs.1a und § 23 Abs. 2 BetrAVG sehen ausdrücklich vor, dass der Arbeitgeberzuschuss nur zu leisten ist, „soweit der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart“. Ist das nicht der Fall, etwa wenn Entgelt oberhalb einer Beitragsbemessungsgrenze umgewandelt wird, ist insoweit auch kein Arbeitgeberzuschuss fällig. Wird Entgelt bspw. im Bereich zwischen der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung und der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung umgewandelt, kann derArbeitgeber „spitz“ abrechnen, er kann aber auch 15 % des umgewandelten Beitrags an dieVersorgungseinrichtung weiterleiten.

Wie die Weiterleitung des Arbeitgeberzuschusses an die Versorgungseinrichtung technisch umgesetzt wird, obliegt den Beteiligten. So kann der Arbeitgeberzuschuss zusätzlich zu dem vereinbarten Entgeltumwandlungsbetrag an die Versorgungseinrichtung weitergeleitet werden. Sofern die Versorgungeinrichtung nicht bereit ist, den Vertrag entsprechend anzupassen, kommt der Neuabschluss eines Vertrages nur für den Arbeitgeberzuschuss in Betracht. Denkbar ist aber auch z.B. eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wonach der an die Versorgungseinrichtung abzuführende Betrag gleich bleibt und künftig neben einem entsprechend verminderten umgewandelten Entgelt den Arbeitgeberzuschuss enthält.“

Das Thema ist, wie beschrieben, sehr vielfältig und Bedarf einer intensiven Klärung.

Wir können nur empfehlen, sich mit diesem Thema, unabhängig von der Umsetzung in SAP zum Jahresende, schon jetzt ausführlich mit den entsprechenden Institutionen und Vereinigungen ausführlich auseinander zu setzen und die Sachlage für Ihr Unternehmen zu klären.

Betriebsrentenförderung Nutzung § 100

Betriebsrentenförderung unter Nutzung des § 100 gewähren, ist das schon bei Ihnen umgesetzt?

Das neue Fördermodell für Geringverdiener, was seit Anfang 2018 besteht, wird oftmals aus Unkenntnis nicht genutzt.

Die größte Frage ist, wen das denn eigentlich betreffen könnte? Hier eine Übersicht, möglicher Fälle und Konstellationen:

Der Vergleich ob ein neue AG-Zulage zusätzlich zu den Beträgen in 2016 vorliegt umfasst u.a. folgende Fälle:
> es gab eine Erhöhung in 2017 (z.B. durch Teilzeiterhöhung)

> MA ist erst ab 01.01.2017 eingetreten

> MA tritt ab 01.01.2018 ein, also alle Neueintritte bis heute

> MA hat ab 01.01.2017 überhaupt erst die Zulagen des AG wahrgenommen

> Auch wenn die AG-Zulagen heute 480,00 Euro übersteigen, allerdings vorher darunter gelegen haben, ist eine Förderung möglich

> MA verdient 2300,00 Euro und macht 100,00 Euro AVMG-Anlage. Dann gilt sein Gehalt als 2200,00 Euro und er ist förderfähig.

Also muss nicht unbedingt eine neue Erhöhung, die generell gilt, vorliegen!

Und da haben wahrscheinlich die meisten Unternehmen eine Reihe von Fällen, so dass sich die Inanspruchnahme von §100 doch lohnen würde.

Hier noch mal die grundsätzlichen Regelungen zum § 100:

Wenn folgende Bedingungen erfüllt sind, sind die Arbeitgeberzuschüsse förderfähig:

o   Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich zum Arbeitslohn Zuschüsse zu einem Pensionsfonds, einer Pensionskasse oder Direktversicherung von jährlich mindestens 240 Euro.

o   Die Zuschüsse werden zusätzlich zu den bereits 2016 gezahlten Zuschüssen gezahlt. Maximal sind 480 Euro jährlich förderfähig.

o   Das Anlageinstitut zahlt die Leistung als Rente oder über einen Auszahlungsplan aus.

o   Der Vertrag ist nicht gezillmert. (Die Abschlusskosten werden nicht in den ersten Jahren komplett, sondern auf die gesamte Laufzeit verteilt abgezahlt)

o   Der Arbeitnehmer hat ein erstes Dienstverhältnis beim Arbeitgeber (Steuerklasse 1-5 oder Festlegung durch den Arbeitnehmer bei pauschaler Steuerberechnung).

o   Der laufende Arbeitslohn beträgt nicht mehr als 2.200 Euro monatlich (unabhängig von der Arbeitszeit, also u.a. auch Teilzeitkräfte, Minijobber und bei Arbeitszeitreduzierung).

Der BAV-Förderbetrag beträgt 30 % vom Arbeitgeberzuschuss (also zwischen 72 und 144 Euro pro Jahr). Die Differenz zu den Zuschüssen des Arbeitgebers an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder für eine Direktversicherung aus 2016 begrenzt den BAV-Förderbeitrag für den Mitarbeiter. Der Arbeitgeber behält den Förderbetrag bei der Lohnsteueranmeldung ein. Er meldet aber den BAV-Förderbetrag sowie die Anzahl der Mitarbeiter mit BAV-Förderbetrag.

Der Arbeitgeberbeitrag ist in diesen Fällen steuer- und sozialversicherungsfrei:

–          steuerfrei zusätzlich zu den 8% der BBG RV West gem. § 3 Nr.63 EStG

–          sozialversicherungsfrei: im Kontingent der 4% der BBG RV West enthalten

Für die Prüfung der Voraussetzungen ist der Zeitpunkt der Zahlung maßgeblich, rückwirkende Änderungen haben keinen Einfluss auf die Förderung nach § 100 EStG. Ändern sich unerwartet die Voraussetzungen, bleibt der BAV-Förderbetrag erhalten (z.B. rückwirkende Gehaltserhöhung).

Zuschüsse, die der Arbeitgeber aufgrund gesparter Beiträge zur Sozialversicherung zahlt, sind nicht förderfähig nach § 100 EStG.

Alle Angaben hier sind ohne Gewähr, da die Regelungen natürlich immer weiter interpretiert und fortgeschrieben werden.

Aber es lohnt sich sicherlich mal die eigene Mitarbeiterschaft zu prüfen, wie viele Fälle vorliegen.

Selektive Abrechnungsprüfung

Die Entgeltlabrechnung zu prüfen, ist gerade bei hoher Mitarbeiterzahl nicht immer einfach, die selektive Abrechnungsprüfung auf Basis der ALLPECON-Tools ist eine gute und interessante Alternative hierfür.

Einmal monatlich taucht immer wieder dieselbe Frage auf. Wie prüfe ich die Ergebnisse der Entgeltabrechnung aller Mitarbeiter sinnvoll, gründlich und sicher?

Alle Entgeltabrechnungen per Sichtkontrolle durchzuschauen funktioniert an sich nur bei geringer und überschaubarer Mitarbeiterzahl.

Per Stichprobenverfahren vorzugehen, also markante und komplexe Fälle rauszusuchen, bringt zwar eine ganze Menge, doch weder spezielle Einzelfehlerfälle noch neue verzwickte Fälle werden hierbei entdeckt.

Nach selektiver Abrechnungsrpüfung vorzugehen mit den richtigen Tools ist hier ein wirklich guter, verträglicher und effektiver Weg. Als Tools benötigt man verschiedene Sichten auf das System:

–          Lohnarten-Summenlisten: hier kann man die Standardreports verwenden und benötigt aber auch ergänzende Tools, um bestimmte Sachverhalte, wie z.B. nicht vorhandene Lohnarten, aus dem System zu ermitteln

–          Checkreports, die gewisse Konstellationen und Daten auswerten, an denen man sehen kann, wo evtl. Fehler bzw. falsche Berechnungen vorliegen

–          Spezielle Summenübersichten, die ein Gefühl dafür vermitteln, ob die Gesamtwerte in dem erwarteten Rahmen liegen

–          Standard-Nachfolge-Reports im Testmodus starten und evtl. Fehler bearbeiten

–        In den Stammdatenablagen nach gewissen Konstellationen und Einstellungen suchen, die nicht dem üblichen entsprechen und somit ggfls. auf unrichtige Abrechnungen hinweisen

  • u.v.m.

Insgesamt erstreckt sich so ein Toolvorrat auf eine ganze Menge an gezielten Auswertungen, die wahlweise und nach Bedarf genutzt werden können.

Das Scanning der gesamten Anwendung inklusive der abgerechneten Ergebnisse gibt dann größt mögliche Sicherheit, das richtig abgerechnet wurde und die Ergebnisse stimmig sind

Größter Vorteil ist, dass man viele der Tools schon im Laufe des Monats einsetzen kann (z.B. wöchentlich), so erspart man sich allzu große Hektik und Betriebsamkeit um den Abrechnungszeitpunkt.

ALLPECON hat die dazu ergänzenden Tools in ihrer über 25-jährigen Praxis in der Betreuung von Abrechnungsvorgängen geschaffen. Hier steckt also ein tiefgreifendes Wissen drin.

Die Wartungskunden der ALLPECON profitieren schon von den neuen selektiven Prüfmöglichkeiten mit ganz anderen Sichten auf die Anwendung. Haben auch Sie Interesse, dazu zu gehören, so kontaktieren Sie ALLPECON ganz einfach per Mail (Mail: info@allpecon.de).

EEL Verprobung Institutionskennzeichen

Endlich gibt es seitens SAP eine Verprobungsmöglichkeit des Institutionskennzeichens im Rahmen der Einpflege von begleitenden EEL-Daten.

An dem Punkt der EEL-Pflege ist schon fast jeder hängen geblieben. Was soll man beim Institutionskennzeichen (Unfallversicherungsträger) im Infotyp eintragen. Eine Onlineauswahl gab es bisher nicht, also musste man sich dasselbe dann doch eher anders ermitteln.

Was ist denn dieses Institutionskennzeichen eigentlich?

Das sagt Wikipedia dazu: „Die Institutionskennzeichen (kurz: IK) sind bundesweit eindeutige, neunstellige Zahlen, mit deren Hilfe Abrechnungen und Qualitätssicherungsmaßnahmen im Bereich der deutschen Sozialversicherung einrichtungsübergreifend abgewickelt werden können. Hierbei erhalten alle Einrichtungen, die Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) erbringen, auf Antrag ein IK. Damit ist die Grundlage der Abrechnung mittels elektronischer Datenverarbeitung gelegt. Das IK ist ein eindeutiges Merkmal für die Abrechnung mit den Trägern der Sozialversicherung. Vertragspartner, die im Rahmen der medizinischen und beruflichen Rehabilitation Leistungen erbringen, erhalten ein IK.“

Und in SAP ist dieses Institutionskennzeichen im Datenaustausch Entgeltersatzleitungen in den begleitenden Infotypen einzutragen. Schon seit längerem stellt die ITSG eine Datei für die Institutionskennzeichen der Unfallversicherungsträger zur Verfügung. Nur in SAP eingespielt und hinter das Feld als Verprobung konnte es bisher nicht gelegt werden.

Das ändert sich nun. SAP hat reagiert und liefert mit den HR-Packages G1/C7/55 ein Verfahren zur Übernahme dieser Datei ins SAP-HR aus. Nach Download von der ITSG-Seite kann die jeweils aktuelle Datei per ABAP-Report ins System eingelesen werden. Die Einträge werden durch den Report in die neue Tabelle T5D3A_IK (Institutionskennzeichen der UV-Träger) importiert. Im Infotyp 0651 können diese Institutionskennzeichen dann für die relevanten Abgabegründe (Arbeits-/Schul- /Kindergartenunfall) in den Stammdaten erfasst werden. Dies betrifft die Subtypen 1 (Krankengeld), 2 (Krankengeld Kind) und 5 (Übergangsgeld für Leistungen zur Teilhabe) des Infotyp 0651.

Das System gleicht beim Erfassen der Stammdaten in den genannten Subtypen des Infotyp 0651 die eingegebenen Institutionskennzeichen mit den Einträgen in der Tabelle T5D3A_IK ab. Wenn hier ein Institutionskennzeichen eingegeben wird, das nicht in der Tabelle enthalten ist, gibt das System eine Warnmeldung aus. Das System prüft ein eingegebenes Institutionskennzeichen außerdem stets auf formale Korrektheit.

Gleichzeitig findet eine Verprobung gegen die obige Tabelle bei der Erstellung der EEL-Meldungen satt. Ist die Datei nicht eingespielt, so wird die Meldung als fehlerhaft erstellt. Es ist also nach Einspielen des Support-Package unbedingt notwendig, die Daten ins SAP-HR aufzunehmen.

Und dies sollte dann auch regelmäßig aktualisiert werden, wie man das ja auch bei anderen Verprobungsdateien bisher schon tun sollte. ALLPECON nimmt dies in jedem Fall bei der geregelten Nachbearbeitung von eingespielten Support-Packages in festen Zyklen natürlich immer vor. Das gehört für eine gute Wartung und Betreuung der SAP-HR-Anwendung ja dazu.

Und auch die Anwender werden sich freuen, können Sie die Institutionskennzeichen jetzt doch einfach per Werteauswahl einfügen und haben gleich eine Verprobung dabei.

Elster-Umstellung auf ERiC

Die Umstellung der Kommunikation mit den Finanzbehörden, Elster-Umstellung auf ERiC, steht in SAP an. Die bisher von SAP genutzte offene Schnittstelle zu den Finanzbehörden für die Lohnsteueranmeldung wurde seitens der Finanzverwaltung zum 01.01.2019 gekündigt.

Eine Übergangsfrist ist bis zum 30.06.2019 für SAP-Systeme geplant. Allerdings wird die Schnittstelle seitens der Finanzverwaltung „eingefroren“.
Spätestens nach dieser Übergangsfrist muss die Lohnsteueranmeldung (LSTA) mit ERiC (ELStER Rich Client) übermittelt werden.
Durch die Nutzung der offenen Schnittstelle konnte die Programmierung der Datenverarbeitung (XML-Erstellung, Signatur und Verschlüsselung), die Übertragung zur Clearingstelle und das Abholen der Daten vollständig durch SAP erfolgen. Dadurch war es möglich, für alle Betriebssysteme, auf denen SAP eine Middleware, Business Connector (BC) bzw. Process Integration (PI), anbietet, auch die ELSTER-Kommunikation umzusetzen und anzubieten.

 

Laut Aussage von SAP handelt es sich bei ERiC um für ein Betriebssystem kompilierte Programmteile. Der Quelltext ist nicht öffentlich verfügbar und Fehlerkorrekturen bzw. Patches können nur von der Finanzverwaltung vorgenommen werden. Die Einbindung von ERiC in die eigene Software erfolgt über C++.
SAP plant eine Umstellung der Übertragung für die gesamte Kommunikation zusammen mit den Finanzbehörden. Es wird alle Verfahren, LStA (Lohnsteueranmeldung), LStB (Lohnsteuerbescheinigung) und ELStAM (Abfrage der Lohnsteuermerkmale) betreffen..

Die von der Finanzverwaltung veröffentlichten ERiC-Programmteile werden, nach aktuellem Stand (24. April 2018), nicht von allen Betriebssystemen (z.B. wohl nicht von kommerziellen Unix-Betriebssystemen wie AIX, Solaris, HP-UX) unterstützt.

 

Für die Übertragung der ELSTER-Meldungen aus dem SAP-HR wird eine Middleware, Process Integration (PI) bzw. Business Connector (BC) verwendet. Unternehmen, deren an SAP angekoppelte Middleware auf einem Betriebssystem läuft, für das ERiC nicht verfügbar ist und für das auch keine Prüfung durch die Finanzverwaltung erfolgt, können nach der Umstellung auf ERiC die ELSTER-Meldungen nicht mehr über diese Installation übertragen.
Es ist angeraten, rechtzeitig zu prüfen, ob das auf der Middleware (Business Connector bzw. PI) eingesetztes Betriebssystem unterstützt wird.
Weitere Informationen können dem SAP-Hinweis „2558316 – ELStER: Information zur Umstellung der Kommunikation (ERiC)“ entnommen werden. Dort sind auch die relevanten Betriebssysteme und ihre Einschränkungen aufgeführt.

Wir empfehlen, dies zu prüfen und ggfls. notwendige Umstellungen rechtzeitig vorzunehmen.

A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung ist ein immer wichtiger werdender Bestandteil bei Reisen ins Ausland. Sie schützt vor doppelter Beitragszahlung in der Sozialversicherung.

Wenn Arbeitgeber Arbeitnehmer befristet ins Ausland entsenden, können sich Änderungen in der Sozialversicherung ergeben. Denn nur unter bestimmten Voraussetzungen gilt deutsches Recht. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Bescheinigung ausgestellt.

Bisher wurde so etwas nur bei längeren Auslandsaufenthalten geprüft, jetzt passiert es aber immer öfter, das eine Vorlage der A1-Bescheinigung auch bei kurzfristigen (Tages-) Aufenthalten verlangt wird.

Die Unternehmen sollten sich hierzu mit den neuen Anforderungen der Mitführungspflicht auseinandersetzen. Die Folgen, wenn die Bescheinigung nicht dabei ist, können u.a. Einlassperren zu Firmen und Messen sein sowie eine Nichtleistung der Unfallversicherung.

Das erhöht den Bedarf einer schnellen und vor allem auch elektronischen Ausstellung.

Genauer erläutert läßt sich das wie folgt erklären. Sofern für einen in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz vorübergehend entsandten Beschäftigten weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten, kann der Arbeitgeber die Ausstellung der A1-Bescheinigung (Bescheinigung über die Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit, die auf den/die Inhaber/in anzuwenden sind) bei der hierfür zuständigen Stelle beantragen.

Dies ist entweder die Krankenkasse des Arbeitnehmers oder die Deutsche Rentenversicherung bei privater Krankenversicherung des Arbeitnehmers.
Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert und aufgrund der Mitgliedschaft in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit, muss der Antrag bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen gestellt werden.

Gelten die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit, erhält der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung, der sie seinem Beschäftigten auszuhändigen hat.

Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz erhalten Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2017 die Möglichkeit, A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm maschinell zu beantragen.

Die Sozialversicherungsträger planen, dass die Arbeitgeber ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit haben, Anträge maschinell zu versenden.
Ab dem 01.07.2018 sollen die Sozialversicherungsträger in der Lage sein, auch elektronisch zu antworten.

Zur Zeit ist der für die Arbeitgeber festgelegte verpflichtende Einsatz des maschinellen Weges noch der 01.01.2019.

SAP plant hierzu neue Funktionalitäten im Laufe des Jahres 2018 bereit zu stellen.

 

Begrenzung Pfandfreiheit Zuschläge

Nach dem aktuellen BAG-Urteil vom 23. August 2017 sind alle Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge als unpfändbar einzustufen. Diese Regelung sollte ja bei allen Unternehmen zumindest ab dem 01. Januar 2018 im SAP-HCM umgesetzt sein. Wir haben darüber in unserem BLOG vom November 2017 berichtet.

Die Umsetzung hatte SAP ja auch gut vorbereitet und sie ließ sich mit überschaubarem Aufwand einrichten.

Nun sind aber bei dem BAG-Urteil auch die Nebenregelungen, die sogenannte Begrenzung der Pfandfreiheit von Zuschlägen, zu beachten und diese machen sich jetzt im April auf unangenehme Art und Weise das erste Mal bemerkbar.

Es gibt verschiedene Begrenzungen der Pfandfreiheit in dem oben genannten Urteil und diese sind gar nicht so einfach umzusetzen und verursachen teils doch erheblichen Aufwand.

1)      Die Pfandfreiheit ist begrenzt durch die steuerfreien Anteile eines Zuschlages nach §3b der Gesetzgebung. Beträge darüber hinaus sind pfändbar.

2)      Die Pfandfreiheit gilt nur an gesetzlichen Feiertagen, an den anderen Feiertagen liegt volle Pfändbarkeit vor.

3)      Zudem sind bei Feiertagen Hochfeiertage (150 %) und Normalfeiertage (125 %) bzgl. ihrer Grenzen zu unterscheiden.

Die Punkte 1) und 3) hat SAP zum rechten Zeitpunkt in der Abrechnung berücksichtigt, nämlich das im Rahmen der §3b-Behandlung diese Anteile genau getrennt gesammelt werden und später bei der Pfändungsberechnung zur Verfügung stehen.

Etwas problematischer ist der Punkt 2). Auch an diesen Tagen werden Zuschläge generiert, in der Regel bisher dieselben, die auch für gesetzlich anerkannte Feiertage gelten. Und das kann die Pfändungsberechnung so nicht bearbeiten, denn diese sieht nur die Lohnart und nicht die Herkunft. Was bleibt ist eine Umstellung, welche vorzunehmen ist, die erhebliche Umfänge einnimmt und meistens sehr unterschätzt wird.

Ansatzweise könnte das u.a. folgendermaßen aussehen: Trennung der Feiertage über Feiertagsklassen / Duplizierung aller relevanten Zuschlags-Lohnarten / Auftrennung der Zeitlohnarten-Generierungsregeln / Andruckwünsche im Entgeltformular individuell steuern / Pfändungseinstellungen bei den Lohnarten sachgerecht getrennt bzw. unterschiedlich ablegen.

Mit dem Ostersonntag kommt ggfls. für die meisten Unternehmen ein erster solcher Tag, der für sich separat behandelt werden muss. Und um die Schwierigkeit noch etwas zu erhöhen, gilt es natürlich selbstverständlich den Ostersonntag nur in der Kernzeit von 0-24 Uhr so zu sehen. Mögliches Rein- und Rausarbeiten und etwaig dort entstehende Zuschläge sind natürlich wieder anders zu behandeln.

Die Bestimmung der Pfandfreiheit von Zuschlägen ist also gerade in diesen Fällen äußerst kompliziert und gar nicht so einfach richtig im System abzulegen. Man ist also gut beraten jetzt im April, und ggfls. auch schon am 31. März, die Pfändungsberechnungen genau und sorgfätig auf Richtigkeit zu prüfen

Man bedenke, dass falsche Pfändungsabführungen in der Regel immer zu Lasten des Unternehmens gehen.

Mitarbeiter-Auskunft

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-DSGVO in Kraft (s. BLOG Februar 2018). Dies gibt auch den Mitarbeitern eines Unternehmens mehr Rechte. Ein wesentliches hierbei ist die Nachfrage bzw. das Auskunftsbegehren nach allen Daten, die vom Arbeitgeber elektronisch vorgehatlten werden.

Der Arbeitgeber hat für die Beantwortung vier Wochen Zeit. Soweit so gut.

Aber was für Möglichkeiten der Darstellung der Daten gibt es denn eigentlich im SAP-HR? Oder noch viel allgemeiner, welche Daten sind denn eigentlich überhaupt im System vorhanden.

Hier muss man nach mehreren Kategorien unterscheiden:

–          Stammdaten

–          Ergebnisdaten von Verarbeitungen

–          Daten aus elektronischen Meldungen zu Dritten

–          Protokollierungsdaten

–          Sonstige Datenbestände

Als erstes sollte man sich, was ja auch Anforderung des Datenschutzgesetzes ist, hier einen Überblick über alle Daten im Einzelnen (Infotypen, Tabellen, Verfahren, etc.) verschaffen. Dann weiß man schon mal, worum es geht.

Heute wollen wir allerdings näher nur auf den Punkt 1) Stammdatren eingehen, denn da kann es schon eine große Vielfalt an Daten geben. X-verschiedene Infotypen mit x-verschiedenen Zeiträumen, wie kann ich das sinnvoll darstellen.

Hier hilft SAP mit einem durchaus geeigneten Tool, der sogenannten Mitarbeiter-Auskunft. Der Report gibt Auskunft über die im System gespeicherten mitarbeiterbezogenen Stammdaten zu einem bestimmten Mitarbeiter. Das Ergebnis kann am Bildschirm über eine geeignete Baumstruktur durchgesehen werden oder man druckt den gesamten Bestand an Daten einfach aus und übergibt Sie dem Mitarbeiter.

Der Report hat zusätzlich einen Protokollierungsfunktion, dass heißt, es wird festgehalten, wann für welchen Mitarbeiter eine solche Auswertung gefertigt wurde.

Mit diesem Report kann man tatsächlich alle Stammdaten des Mitarbeiters aus dem System herausbringen und dies vor allem auch für alle Zeiten rückwärts, die man im System  vorhält. Es sind aber, wie schon gesagt, nur die Stammdaten aller benutzten Infotypen, aber das ist ja schon etwas.

Der Report stellt also eine ganz gute Mögklichkeit dar, um kommenden Auskunftsbegehren nachkommen zu können. Unabhängig davon stellt er auch für die Fachabteilung eine interessante Möglichkeit dar, sich einen Überblick über alle im System zu einem Mitarbeiter vorhandenen Daten zu verschaffen.

Für eine komplette Auskunft reicht das (siehe die obigen weiteren Punkte) allerdings nicht aus. Dazu müssen noch weitere Möglichkeiten geschaffen werden.

Aber die Mitarbeiter-Auskunft im SAP-HR zu aktivieren ist schon mal ein erster sinnvoller Schritt.